Axelor aide à gérer sa croissance à 3 chiffres

L’entreprise

Créée en 1991, APEX Énergies est un fournisseur d’énergie verte qui a connu depuis sa création plusieurs vies. Rachetée en 1998 par le groupe BP pour en devenir la filiale 100% solutions solaires, APEX Énergies est reprise en 2013 par 5 salariés de l’entreprise. Depuis cette époque, le fournisseur d’énergie verte double son chiffre d’affaires chaque année en créant, développant, construisant et exploitant des centrales photovoltaïques pour le compte de plus de 7000 clients partout en France.

Le défi

Après son rachat en 2013, Apex Énergies connaît une croissance de 100% chaque année. De fait, les solutions utilisées jusque-là atteignent rapidement leurs limites. En effet, la gestion des achats était assurée avec comme unique outil Microsoft Excel. De plus chaque service de l’entreprise gérait son activité avec ses propres fichiers ce qui limitait la concertation et la mise en commun des données avec les autres services.

A mesure que l’activité a crû, les erreurs de saisies ont été de plus en plus nombreuses et de nombreux blocages sont apparus, notamment en raison des lourdes contraintes réglementaires en matière de foncier, de raccordements et d’échéances à suivre.

L’équipe informatique d’Apex Énergies se met en recherche active d’un outil permettant de centraliser l’ensemble des données de l’entreprise, tous services confondus, afin de permettre une mutualisation de l’information.

La solution recherchée devait en outre être exploitable par tous les services de l’entreprise et proposer des reportings précis et adaptés pour l’activité de chacun.

Notre solution

« Initialement, nous avions prévu de développer un seul module pour la gestion et les achats », se rappelle Goulven Jorand. « Puis on s’est rapidement rendu compte que les autres services de l’entreprise étaient également demandeur d’une solution automatisée. Ainsi, on a étendu le périmètre de nos besoins ».

Apex Énergies a donc travaillé avec Axelor dans un mode agile pour développer les modules au fur et à mesure. A chaque version, l’entreprise énergétique a transmis le module développé aux différents services concernés, qui ont ainsi pu tester l’outil et faire remonter leurs besoins métiers spécifiques.

Goulven Jorand explique « Par exemple, les centrales photovoltaïques sont des sous-sociétés du groupe APEX. Ainsi, elles sont à la fois clientes et fournisseurs d’APEX Énergies. Cette spécificité n’était bien évidemment pas prévue en standard sur Open Suite. Nous avons donc dû la développer en collaboration avec Axelor pour que la solution nous corresponde parfaitement ».

Ce côté agile d’Axelor permet à Apex Énergies d’aller plus loin dans ses développements, avec notamment une phase 2 qui concerne la gestion et le suivi des process opérationnels.

Une phase 3 du projet implique la possibilité de créer une interface entre Open Suite et la solution de GED Sharepoint de Microsoft.

Les résultats

Malgré une mise en œuvre un peu difficile en raison de la nécessité d’accompagner le changement auprès des équipes métiers opérationnelles, la phase 1 du projet donne finalement satisfaction.
La mise en place de la phase 1 a représenté un défi à un double titre : technique avec le suivi d’un chantier numérique hautement stratégique pour la croissance d’Apex. Et humain, en accompagnant et formant les équipes aux nouveaux outils et nouveaux processus. Ce défi a pu être relevé et l’ensemble des jalons de la phase 1 a été livré dans les temps.

En effet, toutes les commandes passées, les factures émises et tous les éléments de comptabilité sont produites et gérées par Open Suite d’Axelor.
Les suivis des budgets des centrales photovoltaïques sont également directement intégrés dans l’ERP.

Enfin, les équipes d’APEX Énergies et d’Axelor ont développé une interface avec Power BI de Microsoft afin de produire un reporting de qualité permettant une réelle aide à la décision.