ERP
Comment bien choisir un ERP pour sa PME ? [10 astuces]
Un logiciel ERP permet de piloter et centraliser l’ensemble des processus métiers d’une entreprise. Cet outil est donc nécessaire aux entreprises qui souhaitent évoluer et leur offre de nombreux avantages. Il permet de gagner en productivité, de gérer ses processus métiers, de suivre ses clients, de développer les performances de l’entreprise et permet enfin d’avoir une vision complète de son activité.
Le choix d’un ERP est donc primordial. Avoir le meilleur outil permettra d’impacter positivement l’entreprise, mais aussi de la faire grandir, tout en évoluant avec celle-ci. Mais lequel choisir, quel est le bon logiciel et quels critères sont à retenir ? Nous allons étudier ici quelles sont les fonctions nécessaires pour une solution ERP, et verrons les impératifs pour s’assurer de choisir un logiciel adéquat. Nous vous livrerons également 10 astuces pour choisir le meilleur ERP.
Sommaire
Qu’est-ce qu’un ERP ?
Les logiciels ERP (de l’anglais “Enterprise Resource Planning”) sont aussi parfois appelés PGI, pour progiciel de gestion intégré. Ces solutions numériques permettent de gérer une suite d’applications métiers nécessaire à la gestion d’une entreprise et au partage de l’information. Un ERP pour petite ou moyenne entreprise intégrera donc des modules comme la gestion des stocks, des produits, un suivi à l’affaire, un CRM, etc…
L’ERP peut donc rapidement prendre le rôle d’une véritable colonne vertébrale de l’entreprise. Socle de gestion informatique pour votre PME, il centralisera toutes les informations de votre organisation et combinera de nombreux outils que vous utilisez probablement actuellement, afin de vous faciliter la vie.
Concrètement, ces solutions regroupent donc un ensemble de fonctionnalités qui permettent d’assurer un meilleur service à la clientèle, d’aider à mieux contrôler les processus métiers, de superviser la production et d’en optimiser les ressources. Avec un système d’édition de devis, ou de gestion des abonnements et des formations, l’ERP sera votre principal allié pour gérer l’intégralité de votre entreprise et pour faciliter le partage d’informations entre les services.
Actuellement, vouloir faire évoluer son entreprise signifie donc choisir le bon ERP.
Quels sont les différents types de solution ERP ?
ERP généraliste ou ERP spécialisé ?
Les ERP généralistes sont aussi dit horizontaux. Ces outils sont divisés en modules variés, permettant de prendre en compte différentes fonctions pour l’entreprise (RH, achats, comptabilité, production, etc…). Hautement personnalisable selon les entreprises, le généraliste se montrera particulièrement complet.
Parmi tous les ERP sur le marché, on peut facilement discerner les spécialisés, qui comme leur nom l’indique, s’opposent à ceux généralistes. On parle ici d’ERP verticaux.
Ces logiciels sont adaptés lorsqu’un métier est très spécifique, avec des modules ciblés et précis. Ces logiciels peuvent être déclinés pour différents domaines tels que le secteur industriel, la distribution, le BTP avec de la gestion de construction, ou encore le secteur public.
ERP Cloud ou ERP on-premise
L’ERP Cloud, aussi appelé ERP en SaaS, est un système de progiciel de gestion intégré disponible en ligne, depuis n’importe quel navigateur. Ne nécessitant pas d’installation, l’ERP Cloud rime souvent avec simplicité et adaptabilité. La mise en œuvre, le stockage et la sécurité des données est à la charge de l’éditeur. Cela peut donc être un critère de choix lorsqu’on cherche un logiciel pour PME, puisqu’il assure une accessibilité partout et à tout moment, depuis n’importe quel support (pc, tablette, smartphone…). En tant que client, un ERP en mode SaaS est gage de liberté.
Un projet ERP traditionnel nécessitera en revanche un temps de déploiement et des coûts liés plus importants. Il faudra en effet procéder à l’installation sur l’infrastructure serveur de l’entreprise. Cela permet de garder toutes les informations et données de l’ERP en interne, mais nécessite de gérer soi-même l’installation, la mise en place des sauvegardes et les mises à jour.
Quels sont les critères de sélection d’un outil ERP ?
Le choix d’un ERP n’est donc pas à prendre à la légère. Comme nous avons pu le voir dans cet article, cet outil est essentiel et ne peut qu’aider les petites ou les moyennes entreprises à évoluer. Mais encore faut-il choisir le bon.
Pour savoir comment choisir son ERP, il faut définir et analyser les besoins de son entreprise avec les avantages de l’ERP. Cela permettra de déterminer quel type d’ERP sera le plus adapté à son entreprise. Les spécificités et la taille de l’entreprise permettront de vous axer plutôt vers du Cloud ou du on-premise. Mais il faut ensuite s’assurer que la solution soit efficace, et pour cela, quelques critères peuvent aider à déterminer lequel choisir.
Modularité
Certains logiciels ERP sont modulables selon les besoins de l’entreprise. Avoir une offre sur mesure permet de spécialiser le logiciel à l’activité de sa PME, mais cela permettra également de s’adapter si de nouveaux besoins se font sentir.
Prise en main
Un progiciel de gestion intégré doit être la colonne vertébrale de votre entreprise, et doit donc être utilisé par plusieurs de vos collaborateurs. Si ceux-ci ne sont pas enclins à prendre la main dessus, son installation se révélerait infructueuse. Il est donc nécessaire que l'expérience utilisateur de la solution ERP soit positive, que son utilisation soit agréable afin d’en assurer sa viabilité sur le long terme.
Durabilité
Installer un ERP dans son organisation est un projet qui doit s’effectuer sur le long terme. Les collaborateurs doivent apprendre à l’utiliser, et transmettre ensuite ces compétences aux nouveaux arrivants. La maintenance est également à surveiller, si les éditeurs n’apportent pas de mises à jour efficaces, l’outil risque de ne plus être adapté rapidement. Le choix d’une solution ERP doit donc être envisagé sur le long terme, et s’assurer que le système puisse évoluer en même temps que l’entreprise est primordial.
Coût
Un progiciel de gestion intégré a pour but de développer la rentabilité de votre entreprise, pas de vous faire perdre de l’argent. Et il est inutile d’esquiver la question plus longtemps, il est évident qu’installer un nouveau logiciel dans une entreprise à un coût. Que ce soit celui de la solution, le temps passer pour le mettre en place, le prendre en main, etc… Analyser le retour sur investissement qu’un ERP pourra produire et avoir des éléments de mesure concrets est donc indispensable. Pour vous aiguiller, le choix entre Cloud ou on-premise peut être une première piste.
Comment évaluer la performance d’un ERP ?
Nous parlons depuis le début de productivité. Vous êtes convaincu qu’un ERP pour votre petite ou moyenne entreprise est un bon choix et qu’il va vous permettre d’évoluer, mais encore faut-il savoir comment évaluer ceci. Les performances peuvent se mesurer sous différents angles. Pour s’assurer de la réussite de l’arrivé d’une solution ERP, il faut par avance définir des KPI, des indicateurs de performance (de l’anglais “key performance indicator”)
Ces facteurs peuvent témoigner de la réussite de l’installation d’un ERP :
- Reporting : ces reportings permettent de suivre la productivité une fois l’ERP mis en place
- Satisfaction : Il est nécessaire de surveiller le niveau de satisfaction des utilisateurs pour être sûr qu’ils utilisent le logiciel
- Fiable : la solution doit être disponible facilement et à tout moment. Il est donc important qu’elle ne soit pas en phase de mise à jour ou hors services trop régulièrement. Un ERP Open Source peut être un gage de sécurité.
Un ERP pour quels objectifs ?
Outiller votre entreprise d’un ERP est un choix évident pour développer votre activité. En installant un ERP, vous développez ainsi de nouveaux objectifs liés à la solution.
Un ERP répondra donc à plusieurs objectifs. Parmi ceux-ci, l’un des objectifs évident est de maîtriser les coûts et les délais. Une solution ERP a pour objectif d'accroître votre productivité dès la détection de prospect grâce au CRM. Ensuite, pouvoir surveiller les données va vous permettre de faire évoluer votre entreprise.
Le choix d’un ERP va également servir à répondre à des objectifs de communication. Il va permettre de centraliser les informations et ainsi pouvoir les rendre cohérentes et homogènes, tout en assurant une bonne transmission entre les différents acteurs. Avec ce système, la communication interne comme externe se retrouve donc facilité.
Une solution ERP répond donc à des objectifs de productivité, comme des objectifs de gestion de la donnée, gestion des stocks, ou encore de transmission de l’information. Elle vous apporte tous les outils pour atteindre vos objectifs. C’est donc une colonne vertébrale de l’entreprise qui va permettre de relier les différentes branches d’une activité et ainsi propulser votre entreprise à la vitesse supérieure.
Un projet ERP va donc vous offrir un réel avantage concurrentiel et vous permettre d’étoffer votre portefeuille client.
Quel budget allouer à votre projet ERP ?
Le choix d’un ERP s’envisage pour du long terme, il est donc nécessaire de bien réfléchir au budget qu’il sera possible de lui allouer. En plus du prix du logiciel, il faut anticiper les ressources, les coûts d’installation ou l’achat des licences qui seront nécessaires au bon fonctionnement du logiciel.
Pour choisir son ERP, on peut anticiper une partie des frais en faisant une sélection entre Cloud et on-premise. Un ERP on-premise sera souvent plus difficile à estimer, il nécessitera du temps d’installation par l’éditeur de logiciel ou en interne, et parfois du matériel adéquat pour l’installer. Il faudra donc anticiper au mieux ces éléments. Pour un ERP Cloud, le prix sera plus facilement anticipable. Il faudra en revanche bien prendre en compte le coût de chaque licence supplémentaire, mais également vérifier si le prix de celles-ci évoluent en fonction du nombre.
En revanche, il faut garder à l’esprit que ces coûts seront rapidement amortis grâce à la présence d’un ERP dans votre petite ou moyenne entreprise. En plus d’améliorer la productivité de vos collaborateurs, il va leur permettre d’être plus efficaces en évitant les erreurs de saisie ou une transmission erronée des informations. L’ERP est également un espace sécurisé, qui évite les omissions ou falsifications. Vos collaborateurs vont donc gagner du temps et de la sérénité au travail, et n’auront plus qu’à se focaliser sur leurs tâches nécessaires.
Comment choisir le meilleur ERP ? 10 astuces
Après la lecture de cet article, vous êtes convaincu qu’installer un ERP dans votre organisation est incontournable et présente de nombreux avantages. Vous savez qu’il vous faut choisir le bon logiciel afin de vous développer. Cependant, vous avez encore quelques doutes quant aux choix à faire… Pas de panique ! On vous livre ici 10 astuces simples pour vous aider à choisir un logiciel ERP.
Établir clairement les besoins pour votre PME.
Vérifier la présence de modules pertinents pour vos besoins dans la solution.
Choisir entre Cloud ou on-premise.
Anticiper les différents coûts liés à l’ERP (licence supplémentaire, mise à jour, formations…).
Vérifier la crédibilité des éditeurs sur le marché est essentiel. Il faut donc surveiller les entreprises avec lesquelles ils collaborent, leurs nombres d’années d’activité, mais également leur service de maintenance.
Vérifier les avis d’utilisateurs pour s’assurer une prise en main facile.
Établir une relation de confiance avec son éditeur et s’assurer qu’il puisse vous aider.
Vérifier les ressources proposées par l’éditeur : prendre en main un ERP n’est pas toujours aisé, des ressources pour vous aider à vous former peut-être une bonne solution pour faciliter son arrivée.
S’assurer de l’aspect responsive sur mobile : le but est d’être accessible partout, il serait dommage que vos collaborateurs ne puissent y accéder que sur leur lieu de travail depuis un poste fixe.
Vérifier la compatibilité avec des applications tierces. Vous utilisez sûrement déjà pas mal d’applications nécessaires à vos besoins, autant pouvoir les connecter directement à cet ERP.
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