ERP
Comment réussir la gestion de votre projet ERP ?
Sommaire
Pour prospérer et évoluer en tant qu’entreprise, il est absolument essentiel d’avoir une bonne gestion de ses processus métiers, en particulier dans un environnement concurrentiel. Que ce soit pour gérer la comptabilité, la gestion des stocks, les activités de production ou l’aspect RH, tout doit être maîtrisé de la manière la plus simple possible. Les données sont de plus en plus importantes de nos jours et leur gestion de plus en plus complexe. Leur centralisation est un élément clé dans la bonne gestion d’une organisation.
Le déploiement de votre progiciel nécessite l’implication de la direction, des chefs de projet, de l’équipe informatique, mais également d’autres départements stratégiques pour assurer le succès de cette phase d’intégration.
Qu’est-ce qu’un ERP ? Définition
Un logiciel ERP (Entreprise Resource Planning) ou un PGI (Progiciel de Gestion Intégré) désigne un système de gestion intégré qui permet à une entreprise de gérer efficacement ses ressources et ses process. Il regroupe différents modules fonctionnels dans une seule et même plateforme.
Pourquoi installer un ERP dans votre entreprise ou PME ?
L’ERP est l’élément fondamental de gestion des informations d’une société. Les avantages d’un ERP sont multiples. L’objectif principal d’un projet ERP est de centraliser les données et les processus métiers de l’entreprise afin d’améliorer l’efficacité opérationnelle, la visibilité et la prise de décision.
La mise en place réussie d’un ERP demande une planification minutieuse, un choix judicieux du progiciel, une gestion du changement efficace et une formation adéquate. Une fois intégré dans votre entreprise, un ERP devient un atout majeur pour la compétitivité et le succès à long terme.
Quelles sont les phases d’implémentation d’un projet ERP ?
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Constituer une équipe de projet
Pour réaliser le diagnostic le plus complet et précis, il est essentiel de mettre en place une équipe dédiée pour la gestion du projet ERP afin d’assurer le succès de cette initiative majeure au sein de votre organisation. Le chef de projet (dans la plupart des cas, le responsable informatique de l’entreprise) joue un rôle central dans cette phase en assurant la coordination de l'équipe et en définissant les objectifs clés du projet.
Il est courant que de nombreuses entreprises restreignent l'équipe projet à la seule implication du service informatique. Cependant, il est préférable de former une équipe plus représentative en incluant un panel d'utilisateurs clés, ce qui permettra d'explorer en détail tous les domaines fonctionnels.
En s'appuyant sur un cahier des charges précis, l'équipe travaille en étroite collaboration avec l'intégrateur ou l'éditeur de logiciels ERP, assurant ainsi une mise en production efficace de l’outil. Une bonne communication interne au sein de l'équipe est primordiale pour garantir la circulation fluide de l'information entre les différents départements. De plus, cette méthode de gestion implique une étroite collaboration avec la direction, qui soutient activement l'équipe dédiée tout au long du projet.
Votre équipe sera amenée à évaluer si les process correspondent effectivement à ce qui est attendu, surtout dans une perspective concrète en lien direct avec leurs propres responsabilités et tâches. Cela favorisera une meilleure compréhension de l'impact de l'ERP sur leur travail quotidien et permettra d'identifier les éventuelles adaptations nécessaires pour une intégration réussie.
En mettant l'accent sur la création d'une équipe compétente et engagée, les entreprises peuvent s'assurer que leur projet ERP avance avec succès à travers les différentes phases de mise en œuvre.
Le diagnostic, l’analyse des processus de l’entreprise
Comme phase anticipatoire, avant l’intégration de l’ERP, il est important d’observer et de comprendre les process déjà en place dans l’organisation, de les analyser. Avant son déploiement, un projet d’installation d’ERP nécessite une précision sur le contexte, les différentes missions des collaborateurs et leurs besoins.
Il sera essentiel de déterminer les enjeux contextuels actuels et futurs de l’entreprise, ses projets et les problématiques quant à la bonne implémentation de l’ERP. Pendant cette phase d’analyse, vous serez amené à sonder votre société, son secteur d’activité, ses activités principales et secondaires, les collaborateurs, la hiérarchisation et les liens entre chaque division.
Votre équipe de projet en interne, supervisée par un chef de projet, sera chargée de s’assurer que les besoins de chaque collaborateur seront étudiés, les problématiques à améliorer avec l’ERP seront définies, pour enfin procéder à un répertoire clair et réaliste de tout cela.
L’expression des besoins
Exprimer les problématiques, les conditions, les contraintes spécifiques sont des étapes phares. Une fois les aller-retour effectués entre chaque partie impliquée dans le processus, l’étude de faisabilité est suivie d’un audit pour réaliser le projet d’installation de l’ERP.
Comment réaliser un état des lieux réaliste de l’entreprise et de ses process ? Examiner les processus en cours de manière simple, concrète et empirique, les décrire simplement au plus près du réel. L’objectif est que le cahier des charges soit le plus fidèle au réel dans l’idée d’un devis réaliste également, en établissant un compte rendu au plus proche des faits.
De même, définir et envisager les perspectives d’avenir de l’organisation, les expliciter permettra de se projeter dans le temps avec l’utilisation de son ERP et surtout permettra d’aiguiller votre choix. C’est à cette étape que les éléments déterminants dans l’élaboration du projet d’implémentation de l’ERP prendront racine.
De toutes ces phases, découle naturellement une expression des besoins dans le cahier des charges qui devra être claire et précise. Par exemple, il est important de détailler la volumétrie, tout comme de prendre en considération le mode d’implémentation choisi et de développement. Une définition des contraintes et une évaluation terrain sont réalisées lors d’un audit pour s’assurer des conditions de mise en place et de déploiement de l’ERP dans l'environnement professionnel.
Choix de l’ERP
Le chef de projet, en collaboration avec le service informatique, doit mener une analyse approfondie pour sélectionner l’éditeur ou bien le partenaire idéal parmi les nombreux intégrateurs disponibles sur le marché. Ce processus implique une évaluation minutieuse des fonctionnalités proposées et de l’évolutivité de chaque outil potentiel.
Afin de vous assurer que le logiciel puisse répondre à vos besoins spécifiques, n’hésitez pas à demander une démonstration de la plateforme. Assurez-vous qu’il soit possible de personnaliser le système ERP en fonction de vos exigences. Enfin, demandez des devis détaillés à chaque intégrateur ou éditeur et comparez les coûts ainsi que les délais proposés.
Prenez le temps d'évaluer attentivement vos options et de consulter les parties prenantes concernées avant de prendre une décision finale. Le choix de l'ERP qui correspond le mieux à votre entreprise contribuera à améliorer l'efficacité et la productivité de votre organisation sur le long terme.
Le choix de l'intégrateur est d'une importance capitale. Les entreprises doivent sélectionner un intégrateur ou un éditeur qui possède les compétences et l'expertise nécessaires pour mener à bien ce projet d'intégration.
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L’implémentation de l’ERP
Après avoir validé les paramètres, détaillé les besoins, réalisé un audit et décelé l’ensemble des problématiques à contourner, l’implémentation de l’ERP peut débuter.
Il s’agira de paramétrer, de tester et de déployer la solution, en choisissant son mode de déploiement : SaaS, Cloud ou on-premise, local… Puis, viendra la phase de migration, consistant à réorganiser et à centraliser l’ensemble des informations et données depuis les outils multiples vers l’ERP.
Suite à la migration des données, le projet aura besoin d’un suivi, d’une maintenance et d’assistance. Il sera important de déterminer le niveau de service attendu, pour établir un projet réaliste. Ce besoin de réactivité du service support varie selon l’activité de la société et son projet. Cela sera essentiel pour limiter les bugs, les pannes ou les autres problèmes pouvant survenir. Le support a une fonction d’anticipation et d’accompagnement après le déploiement.
La formation
Pour une meilleure assimilation et maîtrise de l’ERP, la formation est importante pour les collaborateurs et les utilisateurs du logiciel. Axelor propose de manière régulière des formations destinées à comprendre et expérimenter le logiciel, pour aller plus loin dans son architecture technique et fonctionnelle. Toutes ces étapes sont importantes pour tirer tous les bénéfices du déploiement de votre ERP.
Quelles actions élaborer à la fin du projet ERP ?
À la fin du projet ERP, plusieurs actions sont essentielles pour garantir la continuité des opérations. Voici quelques actions à mettre en place :
Vérification complète du système ERP
Effectuez une vérification approfondie du système ERP pour vous assurer qu'il répond à toutes les exigences et spécifications définies en amont. Lors de cette phase, identifiez et corrigez les éventuels problèmes afin de les faire remonter au chef de projet. Une vérification complète permet également de vérifier que les mesures de sécurité et de confidentialité sont bien en place. Cela garantit que les informations de l'entreprise sont protégées contre tout accès non autorisé.
Formation supplémentaire et support utilisateur
Des formations supplémentaires peuvent aider les utilisateurs à mieux comprendre les fonctionnalités de l’outil. Cela facilite l’adoption de la nouvelle solution et les utilisateurs formés sont plus enclins à utiliser efficacement le système, ce qui maximise le retour sur investissement de l'ERP.
Bilan du projet ERP
Cette étape est cruciale pour évaluer le succès du projet, identifier les points forts et les points faibles, et tirer des leçons pour de futurs projets similaires. Le bilan doit également évaluer dans quelle mesure les objectifs initiaux du projet ont été atteints.
Gestion du changement
Les changements organisationnels, tels que l'adoption d'un nouvel ERP, peuvent susciter des craintes chez les employés. La phase de déploiement implique une gestion du changement soigneusement orchestrée. Les entreprises doivent se préparer à l'impact que l'introduction de cet ERP aura sur leur management et leur organisation.
Une gestion du changement efficace permet d'identifier les craintes et de les atténuer grâce à une communication claire et transparente. Vous pouvez organiser une rencontre entre vos collaborateurs et le chef de projet de l’intégrateur afin de favoriser l’échange.
Suivi des performances
Le suivi des performances permet d'évaluer dans quelle mesure les objectifs initiaux du projet ERP ont été atteints. Cela inclut la mesure des indicateurs de performance clés (KPI) pour évaluer l'amélioration des process, la réduction des coûts, l'efficacité opérationnelle ou tout autre objectif préalablement défini.
Gestion des mises à jour et des améliorations
Il est essentiel de s’assurer que l'ERP reste à jour, qu’il soit sécurisé et qu'il continue de répondre aux besoins en évolution de l'entreprise. Pour cela, des mises à jour régulières sont essentielles pour garantir que le système reste résistant aux menaces de sécurité.
Communication continue
À la fin de votre projet d’implémentation, n'hésitez pas à aborder un management attentif en accompagnant les utilisateurs finaux. Encouragez les commentaires et les suggestions de vos collaborateurs pour optimiser le système en fonction des besoins changeants de l’organisation.
5 chantiers où un projet ERP peut doper la productivité !
Une réorganisation des processus, en effectuant leur transition vers la gestion numérique, crée un meilleur workflow et améliore l’efficacité. Bien sûr, en situation complexe, la seule mise en place d’un ERP dans une entreprise ne sera pas suffisante, il sera essentiel de réorganiser en amont les dysfonctionnements et d’effectuer une expression des besoins claire et réaliste. Ces différents points bloquants alertent sur le besoin de changement vers une solution numérique PGI (progiciel de gestion intégré) :
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Une organisation du travail devenant pénible
L’organisation du workflow devenant plus complexe, cela génère un manque d’anticipation ou de recul sur les tâches quotidiennes. Le temps perdu avec des montagnes de documents papier à trier donne l’impression de stagner.
Or, une des fonctions principales d’un Progiciel de Gestion Intégrée est la centralisation des données et des systèmes d’information de la société, permettant ainsi une meilleure visibilité sur les tâches et l’organisation préalable. L’anticipation devient alors possible.
La dématérialisation avec l’installation d’un ERP facilite l’accès aux ressources documentaires de l’entreprise, en économisant le stockage matériel (papier, classeurs, etc…). Elle fournit également un élément de stockage dématérialisé avec un système de protection des données. L’implémentation d’un ERP et son déploiement génèrent par conséquent un gain de temps et un meilleur workflow.
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Des outils et des supports hétéroclites
La multiplicité des supports et outils de travail, bien que proposant un grand panel de possibilités, crée une perte de temps au quotidien. Multiplier les outils pour gérer ses tâches, ses documents, son CRM, son workflow, etc… cela demande davantage de stockage qu’une centralisation des données.
L’utilisation d’un ERP comme outil polyvalent offre une solution globale pour gérer divers éléments, évitant ainsi la dispersion entre plusieurs logiciels et permettant de gagner du temps dans les tâches quotidiennes. Chaque heure économisée grâce à cette efficacité accrue devient alors une ressource précieuse pour l’organisation.
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Une perte de temps sur des tâches à faible valeur ajoutée
Les tâches les plus redondantes, à faible valeur ajoutée pour la société, sont particulièrement chronophages. Lorsque cela devient problématique, il est essentiel de remettre en question ses process pour gagner en efficacité.
La mise en place d’un ERP dans une entreprise comme outil de gestion peut apporter non seulement une simplification, mais en plus une automatisation de certaines tâches, de quoi effacer ces problématiques.
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Une communication moins claire
Les effets d’une mauvaise communication interservices peuvent se manifester très rapidement. Les tâches peuvent être mal réparties, mal gérées et des malentendus naissent… Ce climat crée nécessairement des tensions voire des erreurs d’exécution et une réactivité plus faible face aux imprévus.
Et si l’installation d’un ERP pouvait renverser cette dynamique ? Un PGI adapté à vos besoins dénoue ces situations en apportant une organisation plus stable et transparente. L’ERP regroupe l’ensemble des informations et les rend ainsi disponibles à tous les services, si concernés, de l’organisation.
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Une envie d’amélioration de ses services
Enfin, il peut s’agir tout simplement d’une envie de se restructurer afin d’atteindre plus d’efficacité et de productivité dans le travail. Cela peut se produire lorsqu’il y a des besoins d’étendre des services et une volonté d’automatiser ou de réduire certaines tâches d’ordres organisationnelles ou administratives par exemple.
Pour résumer, le déclic pour la mise en place d’un PGI intervient si plusieurs signaux sont réunis, ou lorsque l’envie et le besoin sont présents. La mise en place d’un ERP dans une société, permettra de gagner du temps sur les tâches du cœur de métier et d’améliorer la communication, en centralisant les informations dans le système. Le déploiement d’un logiciel ERP doit se réaliser après une étude aboutie de projet.
Quel type d’ERP choisir ?
Il existe une grande variété d’ERP sur le marché, chacun avec ses spécificités. Il convient de savoir quel ERP choisir en fonction de la taille de l’organisation, de ses besoins et de ses projets.
Un ERP Open Source est une solution avec le code en accès libre pour tous. L’Open Source est une véritable communauté.
On-premise, SaaS, Cloud, plusieurs solutions existent pour un stockage de données en toute sécurité :
On-premise :
L’entreprise installe l’ERP et l’héberge dans ses serveurs internes.
ERP hybride :
L’ERP hybride permet un stockage mixte, à mi-chemin entre le Cloud et on-premise. Il combine des données stockées dans les serveurs internes à la société avec des données en Cloud.
Cloud public / privé :
Dans les deux cas, l’hébergement se fait à distance. Dans le Cloud public, l’hébergement se réalise sur des serveurs tiers, communs, alors que pour un ERP Cloud privé, il s’agit de serveurs dédiés.
SaaS :
L’abonnement au logiciel se réalise à distance, sans l’acquisition du logiciel pour les utilisateurs.
Le mode de développement : Low Code/No Code ?
Le No Code ne nécessite pas de développement, il appelle donc à moins de compétences onéreuses et permet des économies pour l’entreprise.
Un ERP en Low Code permet aux utilisateurs de personnaliser davantage qu’en No Vode, avec une majeure partie déjà développée, de 70% environ. Le reste permet aux développeurs d’adapter le logiciel à leurs besoins.
Pourquoi choisir l’ERP Axelor pour vous aider dans la gestion de vos projets ?
L’ERP Axelor offre des fonctionnalités complètes pour vous aider dans la gestion de vos projets !
L’installation d’un ERP tel qu’Axelor vous permet de simplifier la compréhension et le partage des informations interservices en les regroupant dans un seul et même système.
Axelor vous propose une solution Full web disponible en mode ERP Cloud ou on-premise.
Puissant, évolutif et facilement personnalisable, l’ERP Open Source Axelor est composé de plus d’une trentaine d’applications métiers intégrées et offre à votre organisation de nombreux avantages considérables.
Avec la plateforme Low Code / No Code Axelor, il est possible d’aller plus loin grâce à des workflows nativement intégrés dans la plateforme.
Le logiciel BPM “Business Process Management” Axelor vous permet de modéliser vos processus métiers en toute simplicité. En effet, en s’appuyant sur la norme BPMN, il est possible de visualiser, formaliser, normaliser, et automatiser les processus en les rendant lisibles et accessibles pour tous. La norme permet un langage commun entre les différents métiers et les DSI.
Axelor ERP offre une solution prête à l’emploi, complète et intégrée pour la gestion de vos projets, vous permettant d'optimiser la planification, l'exécution et le suivi de vos activités. Évolutive, la plateforme peut s’adapter aux changements de votre organisation et aux évolutions du marché.
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